Personeel in de artsenpraktijk in loondienst

Redactioneel

25 november 2020

Als u het werk in uw praktijk niet meer alleen aankunt, kunt u personeel in loondienst nemen. In dit artikel gaan we in op de (fiscale) gevolgen van het werkgeverschap en van personeel in loondienst.

U neemt iemand in dienst, u wordt dan werkgever. Als werkgever krijgt u te maken met loonheffingen. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:

premies werknemersverzekeringen (WW-Awf, sectorpremie, basispremie WAO/IVA/WGA en gedifferentieerde premie Whk);
inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing Zvw en bijdrage Zvw);
loonbelasting/premie volksverzekeringen.

Inhoudingen op het loon

De loonbelasting/premie volksverzekeringen en de bijdrage Zvw houdt u in op het loon van uw werknemers. De premies werknemersverzekering en de werkgeversheffing Zvw houdt u niet in op het loon van uw werknemer maar betaalt u zelf.
Inhouden en betalen van loonheffingen betekent:

loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden op het loon van de werknemer en afdragen;
premies werknemersverzekeringen afdragen;
werkgeversheffing Zvw betalen of bijdrage Zvw inhouden op het loon van de werknemer en afdragen.

Loonheffingen: wat zijn dat?

Als u personeel in dienst neemt, krijgt u te maken met:

1. Premies werknemersverzekeringen.
Premies werknemersverzekeringen zijn de premies voor de verzekeringen op grond van de Ziektewet (ZW), de Werkloosheidswet (WW), de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De premies werknemersverzekeringen worden door de werkgever betaald. U berekent de verschuldigde premies en betaalt die aan de Belastingdienst.

2. Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.
Iedereen die verzekerd is voor de Zorgverzekeringswet betaalt zelf de nominale premie Zvw aan de zorgverzekeraar. Daarnaast betaalt u als werkgever over het loon van de meeste werknemers de werkgeversheffing Zvw. U moet de werkgeversheffing Zvw berekenen over het loon van uw werknemer en betalen.

3. Loonbelasting/premie volksverzekeringen.
Loonbelasting en premie volksverzekeringen vormen samen 1 heffing. Loonbelasting is de belasting die een werknemer over zijn loon is verschuldigd. U moet de loonbelasting inhouden op het loon van uw werknemer. Tegelijk met de loonbelasting houdt u premie volksverzekeringen in. Volksverzekeringen zijn de Algemene Ouderdomswet (AOW), de Algemene nabestaandenwet (Anw) en de Wet langdurige zorg (Wlz).

In welk geval krijgt u te maken met loonheffingen?

In het algemeen moet u loonheffingen berekenen en betalen als iemand bij u in dienstbetrekking gaat werken. Er is sprake van een dienstbetrekking wanneer:

een werknemer zich heeft verplicht om voor u te werken;
de werknemer daarvoor loon ontvangt;
tussen u en de werknemer een ‘gezagsverhouding’ is. Dat wil zeggen: u kunt hem opdrachten en aanwijzingen geven over het werk dat moet worden gedaan, en hij moet zich daaraan houden.

Doet zich deze situatie voor, dan moet u de regels voor de loonheffingen toepassen.

Over welke beloningen betaalt u loonheffingen?

Loonheffingen moeten worden betaald over alles wat een werknemer op grond van zijn dienstbetrekking krijgt. De belangrijkste vorm van loon is loon in geld: salaris, vakantiegeld, overwerkloon, bonussen, 13^e maand en alles wat u verder aan de werknemer in geld uitbetaalt als beloning voor zijn werk. Maar er zijn ook andere vormen van loon:

beloningen in natura;
aanspraken;
vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Binnen de loonheffingen geldt de werkkostenregeling (WKR). Van uw fiscale loonsom tot en met € 400.000 kunt u 1,7% (de ‘vrije ruimte’) (in 2020 is deze door COVID-19 tijdelijk verhoogd naar 3%) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gerichte vrijstellingen toe te passen. Daarnaast zijn bepaalde voorzieningen op de werkplek op nihil gewaardeerd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Loon in natura

Een beloning in natura is loon dat u niet in geld uitbetaalt. Het is een voordeel uit dienstbetrekking en daarom belast voor de loonheffingen. Loonbestanddelen in natura kunnen aan de werknemer worden verstrekt of ter beschikking gesteld. In het 1^e geval wordt uw werknemer eigenaar en in het 2^e geval blijft u eigenaar. U berekent de loonheffingen over de factuurwaarde inclusief btw.

Loonkosten

Als u met een werknemer een loon afspreekt, is dat waarschijnlijk een brutoloon. Dit brutoloon is het uitgangspunt voor de berekening van de loonheffingen. U houdt de loonheffingen in op het brutoloon. De hoogte van de loonheffingen is gebaseerd op de hoogte van het brutoloon en op een aantal omstandigheden die voor elke werknemer verschillend kunnen zijn.

Houd er rekening mee dat de kosten die u hebt om uw werknemer zijn loon te kunnen uitbetalen, hoger zijn dan het brutoloon dat u met hem afspreekt. U betaalt namelijk als werkgever ook de premies werknemersverzekeringen voor uw werknemer en de werkgeversheffing Zvw. Bovendien kunnen er nog andere kosten zijn, zoals kosten voor scholings- en pensioenfondsen. De loonkosten zijn volledig aftrekbaar van de opbrengsten van uw praktijk.

Denk er bij het vaststellen van de loonkosten voor een werknemer ook aan dat de werknemer recht heeft op het minimumloon en op vakantiegeld. Vakantiegeld is ook loon. Verder bent u in het algemeen verplicht het loon tijdens ziekte van uw werknemer door te betalen.

Uw verplichtingen als werkgever

Als u personeel in dienst neemt, moet u loonheffingen inhouden en betalen. U krijgt dan ook te maken met bepaalde verplichtingen:

verplichtingen als u een werknemer in dienst neemt;
aanleggen en onderhouden van een loonadministratie;
betalen van loon;
betalen van loonheffingen.

Verplichtingen als u een werknemer in dienst neemt

Als u een werknemer in dienst neemt, hebt u een aantal verplichtingen. U moet:

uzelf als werkgever bij de Belastingdienst aanmelden;
een verklaring van de werknemer ontvangen met gegevens voor de loonheffingen;
de identiteit van de werknemer vaststellen;
een kopie maken van een geldig identiteitsbewijs van de werknemer (geen rijbewijs);
een loonadministratie aanleggen.

Aanleggen en onderhouden van een loonadministratie

Als u 1 of meer werknemers in dienst neemt, moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is nodig om de Belastingdienst de juiste gegevens te kunnen verstrekken. Bovendien moeten de gegevens zo worden geadministreerd, dat ze toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst. U kunt ook een computerprogramma gebruiken voor uw loonadministratie.

U moet voor elke werknemer een loonstaat bijhouden volgens een voorgeschreven model. De loonstaat bestaat uit 3 rubrieken:

1. Werknemer.
2. Inhoudingsplichtige/werkgever.
3. Gegevens voor de tabeltoepassing.

De Belastingdienst kan u bezoeken om uw loonadministratie te controleren.

Betalen van loon

Elke loonbetaling boekt u op de loonstaat van de werknemer. Op de loonstaat vult u ook in hoeveel loonheffingen u hebt berekend.

De werkgeversheffing Zvw is een percentage van het maximumbijdrageloon per jaar. U moet per loontijdvak waarin u aangifte loonheffingen doet rekening houden met dit maximum. Over het loon moeten ook premies werknemersverzekeringen worden betaald. De verschuldigde premie is voor elke werknemersverzekering een percentage van het loon. De percentages verschillen per werknemersverzekering. Bij de berekening van de premies werknemersverzekeringen houdt u per werknemer rekening met het maximumpremieloon. Dit is het maximumbedrag waarover u de premies moet berekenen.

Loonstrook

U bent verplicht om de werknemer een loonstrook (een schriftelijke of digitale opgave van de loongegevens) te verstrekken:

bij de 1^e loonbetaling;
bij elke wijziging in de loonbetaling.

Als u de loonstrook digitaal geeft, dan moet uw werknemer daarmee ingestemd hebben. Ook moet hij de loonstrook kunnen opslaan en op een later tijdstip nog kunnen inzien.

Uw werknemer wordt ziek

Wordt 1 van uw werknemers ziek, dan meldt hij dat bij u. Als de ziekte geruime tijd duurt, geeft u de ziekmelding door aan het UWV. Wanneer u dat moet doen, kunt u lezen op uwv.nl. Uw zieke werknemer heeft gedurende de 1^e 2 jaar recht op doorbetaling van 70% van zijn loon. Daarvoor kunt u zich verzekeren bij een verzekeringsmaatschappij. In het 1^e ziektejaar geldt het minimumloon als ondergrens. Bij werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt, is het recht op doorbetaling 13 weken.

In het eerder verschenen artikel leest u over de voorwaarden van personeel zonder loondienst, zoals zzp’ers, uw partner of uw kinderen.

Van helder accountancy, belastingadvies en consultancy voor de zorg heeft de uiterste zorg besteed aan de totstandkoming van deze uitgave. Voor informatie die nochtans onvolledig of onjuist is opgenomen, aanvaardt Van helder geen enkele aansprakelijkheid. Voor eventuele verbeteringen van de opgenomen gegevens houdt zij zich aanbevolen.