Waarom een goede administratie belangrijk is voor uw praktijkvoering

Een goed opgezette administratie is belangrijk voor de eigen praktijkvoering, maar het is ook een wettelijke eis vanwege de diverse belastingen. Frits Stünkel van Van helder accountancy, belastingadvies en consultancy voor de zorg, geeft aan waar op te letten.

Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is vooral belangrijk voor uw eigen praktijkvoering. Maar een goede administratie hebt u ook nodig om te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen, zoals het invullen van uw aangifte inkomsten- en/of vennootschapsbelasting en als bewijs. U bent dan ook verplicht een goede administratie bij te houden die is afgestemd op de aard en omvang van uw praktijk. Hebt u personeel in dienst, dan krijgt u ook te maken met de administratieve verplichtingen voor de loonheffingen. U moet dan een loonadministratie bijhouden.

Goede administratie

Als zorgondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van uw bedrijf. Zorg daarom dat u een goede administratie opzet (eventueel met de hulp van uw accountant, belastingadviseur of administrateur).

Omkering bewijslast

Met een goed bijgehouden administratie hebt u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw praktijk om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst. Voor het invullen van uw aangifte vormt de administratie de basis. De belastingdienst moet bij een controle deze aangifte snel en goed kunnen controleren. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dit vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst berekent dan uw omzet, winst en verschuldigde belasting. Als u het niet eens bent met de berekening opgesteld door belastingdienst, dan moet u bewijzen dat deze onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.

Hoe lang administratie bewaren?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De basisgegevens welke u altijd 7 jaar moet bewaren zijn:
– het grootboek;
– de debiteuren- en crediteurenadministratie (incl. facturen);
– de voorraadadministratie;
– de in- en verkoopadministratie;
– de loonadministratie.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Bijvoorbeeld wanneer computerprogramma’s niet meer technisch ondersteund worden door een leverancier.

Uitzondering: de gegevens van onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.

Wat hoort allemaal bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Dit zijn onder meer:
– kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
– financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
– tussentijds gemaakte controleberekeningen;
– ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
– bankafschriften;
– contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
– praktijkagenda’s en afsprakenboeken;
– correspondentie;
– software en databestanden.

Veel van de gegevens die nodig zijn voor het voeren van een praktijk, worden allereerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld ook aan de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon of tablet.

Heeft u met omzetbelasting te maken, dan gelden aanvullende regels.

---

Let op!
Volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is de wettelijke bewaartermijn voor een patiëntendossier vijftien jaar ‘of zoveel langer als uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit’. Dit is dus duidelijk anders!

---

Welke verplichtingen hebt u als werkgever?

U krijgt als werkgever te maken met loonheffingen (premies werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en loonbelasting/premie volksverzekeringen). U moet de loonheffingen zelf berekenen en betalen. Dat doet u met de aangifte loonheffingen die u digitaal moet inzenden. De praktijk leert echter dat vaak voor deze berekeningen een salarisadministrateur wordt ingeschakeld. Als werkgever blijft u echter wel verantwoordelijk. Voor de loonheffingen heeft u een aantal verplichtingen:

• Meld u aan als werkgever voordat u de eerste werknemer aanneemt.
• Zorg dat u de gegevens voor de loonheffingen hebt ontvangen voordat een werknemer bij u gaat werken.
• Stel de identiteit vast van de medewerkers. En maak een kopie van het identiteitsbewijs. Doe dit voordat iemand bij u gaat werken.
• Leg een loonstaat aan.
• Stuur de werknemer een loonstrook toe bij de 1e loonbetaling, en iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling.
• Verstrek 1 keer per jaar inkomensgegevens aan de werknemer met een jaaropgaaf.

Van helder accountancy, belastingadvies en consultancy voor de zorg heeft de uiterste zorg besteed aan de totstandkoming van deze uitgave. Voor informatie die nochtans onvolledig of onjuist is opgenomen, aanvaardt Van helder geen enkele aansprakelijkheid. Voor eventuele verbeteringen van de opgenomen gegevens houdt zij zich aanbevolen.

Lees meer over: